[구매품의서 지출결의서 지출품의서]

품의서란 어떠한 일의 집행을 하기에 앞서, 해당 내용을 그대로 진행해도 되는지 상부에 승인을 얻기 위한 문서이다. 

 

_구매품의서

기업경영활동과 관련하여 필요한 자산을 구매하고 경비로 처리될 수 있도록 물품의 품명, 규격, 수량, 단가, 금액 등을 기록하여 상급자에게 결재를 구하는 양식이다.

구매를 하기 위해서는 안건에 관한 문서를 기안자가 작성하여 관계부서의 의견을 물은 다음 상사에게 제출하여 결재를 받게 되는데, 이를 위해 품의서라 불리는 일정의 양식을 사용하며, 미리 규정되어 있는 일정의 절차를 밟은 후 실행을 하게 된다.

기업경영활동의 모든 지출행위는 그 원인행위가 문서로 남아야 하므로 구매품의서를 통해 구매내역과 적요를 기록하여 물품구매에 대하여 결재받으면 된다.

작성요령으로는 집행의 목적, 집행액, 집행내역을 기재하고 품명, 규격, 단가, 단위, 수량을 정확히 기재하고 발주처를 보관하기 편리하도록 주문서 번호를 적는다.

[네이버 지식백과] 구매품의서

_구매품의서와 지출결의서의 차이점

• 지출결의서 작성의 전단계인 구매품의서는 어떠한 물품을 구매하거나 지출해도 좋은지 승낙을 받는 문서이고, 지출결의서는 품의서에 의하여 승낙받은 물품대금을 지급하겠다는 결의서이다.
• 지출결의서 서식은 회사마다 규정이 다르기 때문에 다소 차이가 있다. 그러나 엄격히 따져본다면 지출품의서(예상되는 지출에 대하여 승낙을 받는 절차)는 사전승인을 받는 것이고 지출결의서는(실제 지출이 이루어지도록 하는 것) 자금의 집행의 결과 및 회계처리를 나타내는 것이다.

[네이버 지식백과] 지출결의서 [支出決議書, spending resolution] (예스폼 서식사전)

 

 

_지출결의서

지출결의서는 비용발생 시 내부관리상 지출에 대하여 사전 승인을 요청한다는 관리서류이다. 지출결의서는 회사에서 비용이 지출될 때 상부에 결재를 받기 위해 작성하거나 지출에 대한 ‘내부통제용’으로 사용하기 위해 작성하는 것이 일반적이다.

지출결의서의 내용에는 지출의 현황, 어느 부서에서 필요한 물품인지, 언제 대금이 지출되어야 하는지, 결제조건은 무엇인지, 거래처나 고객 접대 시 어떤 인물인지 등의 여부를 기재하여 결제를 하는 부서에서 올바른 판단을 하기위한 기초자료가 될 수 있도록 한다.

[네이버 지식백과] 지출결의서 [支出決議書, spending resolution] (예스폼 서식사전)

 

_지출결의서의 종류

1) 입금결의서
현장에서 발행하는 제수입 사항 및 기타 입금사항의 경우 사용한다.

2) 지출결의서
지출발생 시 회사 내부 관리상 지출의 사전 승인요청을 할 경우에 사용한다.

3) 체결의서
미지급 계정 설정 시 사용

* 입금결의서, 지출결의서, 대체결의서 작성의 편의를 위하여 지출(입금, 출금, 대체) 결의서로 통합하여 사용하기도 한다.

[네이버 지식백과] 지출결의서 [支出決議書, spending resolution] (예스폼 서식사전)

 

_지출결의서 작성 항목

• 지출 사유 - 지출결의를 요청하게 된 사유를 기입한다.
• 지출 일자 - 정확한 회계기록을 위해 지출이 발생한 날짜를 기입한다.
• 관련 부서 및 담당자 - 지출의 책임과 업무 투명성을 위해 지출과 관련된 부서와 담당자의 이름을 기입한다.
• 지출 내역 - 구매한 상품이나 서비스의 이름, 수량, 단가 등을 포함하여 지출 세부내용을 상세하게 기입한다.
• 지출 금액 - 부가세를 포함한 금액과 부과세를 분리한 금액을 모두 기록하면 좋다.
• 결제란 - 지출결의서에는 관리자 및 회계 담당자의 서명이 필요하다.
• 결제 수단 - 현금, 카드, 계좌 이체 등 지출 결제에 사용된 결제 수단을 기입한다.
• 계정과목란 - 소모품비, 도서인쇄비, 사무용품비, 교통비 등의 계정과목을 입력한다.

_지출결의서 작성 시 유의사항

• 원칙적으로 사업자가 사업상 지출되는 경비에 대해서는 그 증빙을 반드시 수취, 보관하고 있어야 하므로 일정금액 이상의 경비를 지출할 때에는 세금계산서 및 신용카드매출전표만이 그 정규 증빙으로 인정된다.
• 일정금액 미만의 경비 지출 시에도 원칙적으로 간이영수증을 수령해야 한다. 단, 현실적으로 영수증을 수취할 수 없는 경우에는 사용자를 기재하고 해당 부서장이 확인한 지출결의서를 꼭 작성해야 한다.
• 물품대금을 선지급 하거나 업무상 가지급금을 지급 할 때 등 금전의 지출이 발생할 때는 관련 증빙서류와 함께 지출결의서를 첨부하여 증빙처리를 할 수 있다.
• 지출결의서의 작성요령을 알고 있어야 한다. 지출결의서는 비용 발생 시 회사내부관리상 지출을 사전에 승인 요청한다는 관리서류이다. 동시에 출금전표로 사용하는 회사도 있을 수 있는데, 지출결의서와 전표가 혼용된 지출결의서는 비용 지출 시 지출결의서 뒷면에 관련증빙을 첨부하게 된다. 또한 지출결의서는 내부통제용이고 경리부서에서만 작성하는 것이 아니고 경리지식이 없는 타부서 직원들도 작성할 수도 있기 때문에 작성 요령을 숙지하고 있어야 한다.
• 자금과 회계의 기초 자료이므로 분명하게 기재해야 한다. 지출결의서에는 구매(지출)의 내용, 어느 부서에서 필요한 물품(지출)인지, 언제 대금이 지출되어야 하는지, 결재조건은 무엇인지, 손님 접대 시 어느 거래처 손님인지 등등 여부를 결재하는 상사나 대표자가 올바른 판단을 하기 위한 기초자료라고 보면 된다. 따라서 지출결의서 작성은 올바른 회계처리를 하기 위한 기초자료임과 동시에 대표자나 경영진이 올바른 자금집행을 하기 위한 가장 중요한 자료이므로 신중하게 작성해야 한다.

[네이버 지식백과] 지출결의서 [支出決議書, spending resolution] (예스폼 서식사전)

 

 

_지출결의서와 지출품의서의 차이점

지출결의서는 이미 발생한 지출에 대한 승인 및 처리를 위한 문서이다. 지출결의서는 비용의 발생 원인, 금액, 날짜, 결제 수단 등을 기록하고, 관리자의 승인을 받아 회계처리를 한다. 지출결의서는 회계, 관리, 감사, 등의 목적으로 사용되며, 지출이 적절한지 확인하는데 도움이 된다.

 

지출품의서는 미래에 발상할 예상 지출에 대한 계획 및 승인을 위한 문서이다. 지출품의서에서는 예상 지출의 세부 내용, 금액, 예상지출일자, 관련 부서 및 담당자 등을 기록하며, 관리자의 승인을 받아 예산을 할당하고 지출을 진행한다. 지출품의서는 예산관리와 지출계획을 수립하는데 도움이 된다.

 

 

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